NINOVE – Volgens schepen Joost Arents (Onafh.) is de kern van het facturatieprobleem de verandering van de procedure, samen met de opstart van nieuwe software (Informat).
Tot eind 2021 zorgden de scholen voor de opvolging van de onbetaalde facturen; zij hadden dus een rekening op eigen naam.
Schepen Arents: “Dit was echter niet correct: alle uitgaven en inkomsten van de scholen moeten in de stadsboekhouding zitten. Om dit op te lossen zijn voor elke school Belfius-rekeningen geopend onder beheer van de stad. Onze dienst financiën kan deze ook consulteren en beheren. Hierdoor vloeien alle inkomsten en uitgaven door naar de stadsboekhouding.”
Geen koppeling
De scholen zijn in het begin van het jaar met Informat beginnen werken, een softwaresysteem voor het gegevensbeheer van leerkrachten en leerlingen.
“De financiële dienst is niet betrokken geweest bij de aankoop en de opstart van dit programma. Zoals vaker waren hier ook kinderziektes. Een ervan was, dat betalingen van facturen vanuit Belfius niet konden worden gekoppeld aan de ouders. De financiële dienst had wel openstaande facturen en betalingen, maar kon deze niet aan elkaar koppelen.”
De financiële dienst heeft deze zomer alle betalingen manueel gekoppeld aan de correcte facturen.
”Op een gegeven moment stond er € 80.000 aan open facturen, maar ze hebben dit bedrag kunnen terugbrengen tot € 50.000. Voor dat bedrag aan openstaande facturen zijn betalingsherinneringen gestuurd.”
Domiciliëringen
Een tweede probleem vormden de domiciliëringen.
“De schooladministratie doet het voorbereidend werk en zet deze klaar in Informat. Het wordt ingeladen in Belfius en de financieel directeur ondertekent. Dat bestand in Belfius is maar enkele dagen zichtbaar en verdwijnt nadien zonder spoor. Deze zomer stonden enkele bestanden klaar, zijn niet opgemerkt binnen de 3 dagen door iemand van de financiële dienst en nadien verdwenen. Men wist dus ook niet, dat die hebben klaargestaan in Belfius. Er was met de scholen ook geen vast moment afgesproken wanneer deze bestanden zouden klaarstaan.”
De oplossing: “Een moment vastleggen met de scholen tegen wanneer deze bestanden in Belfius moeten klaarstaan voor ondertekening door financiën. Tegelijk moeten ze ook melden dat ze klaarstaan. Op deze manier mist de dienst geen bestanden.”
Herinneringen
De betalingsherinneringen zelf riepen veel vragen op bij de ouders.
“De opvolging van de herinneringen heeft altijd bij de financiële dienst gezeten; De stad stuurde ook altijd de herinneringen. Dus daar is geen verandering voor de ouders. Wel hebben de scholen geen zicht meer op de openstaande facturen van de ouders. Ze kunnen dus moeilijk antwoorden op vragen van ouders. Daar kunnen we ook aan tegemoet komen door het gecodeerd dagafschrift (CODA) in te lezen in Informat. Op deze manier hebben zij een overzicht van de nog openstaande facturen op hun school.”
De opmaak van de betalingsherinnering deed bij de ouders ook nog vragen rijzen.
“Die herinnering ziet er niet professioneel uit. Daarnaast had daarin ook een betere communicatie moeten staan. De dienst financiën zal eerstdaags de opmaak van die betalingsherinnering aanpassen.”
Volgens de schepen is de kern van het probleem de verandering van de procedure, samen met de opstart van nieuwe software(Informat) en een missing link naar de koppeling met de bank.
“Er is een overleg met de directeurs ingepland de week na de herfstvakantie om afspraken te maken en een werkwijze op te stellen, waarin elke partij zich kan vinden.”
Al kun je de hele heisa misschien nog simpeler herleiden tot een probleem van… interne en externe communicatie.
Lees ook: ‘Stedelijke basisscholen kampen met heel wat openstaande schoolfacturen.’
MLI
